Todo negocio posee una o varias personas que lo dirigen para lograr los objetivos para el cual ha sido creado. A cada una de estas personas se le llama gerente. A continuación explicaré qué es y qué hace un gerente de empresa.
Así como el capitán, que dirige y marca el rumbo del barco, el gerente también es un capitán, pero de la empresa, pues lo dirige y marca el rumbo a seguir. Ambos son los capitanes de cada uno de sus lugares de trabajo, buscan siempre lo mejor para las personas que les rodean, para su trabajo y para la empresa en general, y marcan el rumbo que deben tomar en cada momento y son la principal dirección a seguir.
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¿Qué es un gerente? ¿Quiénes son los gerentes?
Si hablamos de gerentes, hay de diferentes tipos o características. Los hay en todos los países del mundo, son hombres y mujeres, desde 18 y hasta de más de 80 años de edad; dirigen grandes corporaciones, empresas de tamaño medio, pequeñas empresas y nuevos negocios o emprendimientos. Además, algunos de ellos son gerentes de nivel alto, otros de nivel intermedio y otros de primera línea. Lo cierto es que sin importar sus características o tipos, los gerentes tienen empleos emocionantes y muy desafiantes.
¿Qué es un gerente?
Es la persona que dirige, coordina y supervisa el trabajo de otras, de tal forma que cumplan con los objetivos de cada sección o área, o de toda la empresa, y utilizando adecuadamente los recursos.
El gerente es una persona que se encuentra a cargo de la coordinación o dirección de las actividades y funciones de una parte, de un departamento, sector o grupo de trabajo, o de toda la empresa. Por ello tenemos al gerente general (responsable de todo el negocio), al gerente de marketing (responsable de marketing), al gerente de operaciones (responsable de operaciones), al gerente de finanzas (responsable de las finanzas), gerente de recursos humanos (responsable del personal), gerente de sección contabilidad (responsable de la contabilidad, gerente de proyecto (responsable de un proyecto determinado), etc.
Las empresas estructuradas suelen tener gerentes de primera línea, gerentes de nivel medio y gerentes de nivel alto. Las pequeñas o micro empresas cuando inician solamente tienen al gerente y propietario, quien se encarga de hacer todo en la empresa. A medida que crece la empresa, se divide el trabajo y se crean nuevos niveles y cargos, también gerenciales, y se incorporan nuevas personas.
En general, cuando utilizamos la palabra gerente, también nos referimos a los directores, jefes, ejecutivos, supervisores, directores, y otros cargos. Todos ellos encajan en la denominación o definición de gerentes.
¿Qué hacen los gerentes?
Los gerentes desarrollan tareas diferentes con respecto al resto de las personas que integran la empresa. Robbins y Coulter, explican en términos sencillos que, los gerentes se encargan de administrar. Administrar tiene que ver con coordinar y supervisar las actividades laborales de otras personas, de manera que sean realizadas de forma eficiente y eficaz. Lo que distingue un puesto de trabajo gerencial de uno no gerencial es precisamente que en el primer caso se coordinan y supervisan las labores de otras personas.
En términos más específicos, un gerente es alguien que coordina y supervisa el trabajo de otras personas para lograr los objetivos de la empresa. La labor del gerente no tiene que ver con el logro personal, sino con ayudar a los demás a llevar a cabo su trabajo. Esto podría implicar coordinar el trabajo de un departamento o sección, o de varios departamentos o secciones; o supervisar a una sola persona. Además, es posible que, en algunos casos, los gerentes tengan responsabilidades laborales sin relación alguna con la supervisión de otras personas; como por ejemplo, el gerente legal, quien trabaja solo los aspectos legales de una empresa, o el jefe de relaciones públicas.
En su labor el gerente utiliza recursos y debe buscar el modo de utilizarlos de la manera más eficiente. Debe buscar obtener el máximo beneficio de los recursos disponibles, tanto materiales como económicos. Los resultados del gerente son evaluados.
Las investigaciones sobre administración han desarrollado dos enfoques para describir la labor gerencial: el basado en funciones y el que hace hincapié en los roles.
Labor gerencial basado en funciones
La gestión empresarial es un proceso complejo, que consiste en la ejecución de actividades, que constituyen el trabajo típico de un gerente. Esas tareas pueden expresarse como funciones gerenciales, a diversos niveles de la organización, y que pueden ser ejecutadas simultáneamente, o al menos en forma continuada, todas o algunas. Las funciones que desempeñan los gerentes son: planeación, organización, dirección y control. En la siguiente figura se presentan las funciones gerenciales. Veamos brevemente en qué consiste cada una de ellas.
Planeación
Consiste en definir objetivos, establecer estrategias para alcanzarlos y desarrollar planes para integrar y coordinar las actividades y acciones.
Se trata de establecer los objetivos de largo, mediano y corto plazo (o metas) de la empresa, y en especificar los cursos de acción que se seguirán para conseguirlos. Incluye también el análisis de los recursos necesarios, su adecuación y disponibilidad; y todo ello se debe concretar finalmente en planes, programas y presupuestos.
Organización
Consiste en disponer y estructurar el trabajo que realizan los trabajadores, de forma que contribuya al logro de los objetivos organizacionales. Cuando los gerentes organizan, determinan las tareas a realizar, quiénes deben llevarlas a cabo, cómo se agrupan las actividades, quién le reporta a quién y en dónde se toman las decisiones.
Se trata de diseñar y determinar funciones y tareas, establecer unidades operativas, departamentos, divisiones, etc.; y definir los circuitos y modalidades de la comunicación entre esas unidades. Esa organización debe responder a dos requerimientos básicos, aparentemente contradictorios pero complementarios: la necesidad de dividir las tareas y la necesidad de coordinarlas. La función de organización coordina las tareas estableciendo relaciones permanentes entre entidades, para configurar una estructura de autoridad jerarquizada, y establecer el grado de centralización o descentralización en la toma de decisiones.
Dirección
Todas las organizaciones están conformadas por personas, y es labor del gerente trabajar con y a través de ellas para lograr los objetivos. Ésta es la función de dirección. Cuando los gerentes motivan a sus subordinados, ayudan a resolver los conflictos de los grupos de trabajo, influyen en los individuos o en los equipos durante la ejecución de las tareas, seleccionan los canales de comunicación más efectivos o afrontan de cualquier manera problemas relacionados con el comportamiento del personal, están dirigiendo.
Se trata de dirigir los esfuerzos de los trabajadores de la empresa, inclusive los directivos, hacia la obtención de los objetivos empresariales. La función de dirección se ocupa también de la selección del personal que desempeñará los cargos diseñados, de su integración al conjunto de la empresa, de la orientación de su trabajo, capacitación y motivación, estableciendo el sistema de liderazgo que resulte más adecuado, así como el esquema de sus remuneraciones y promociones.
Control
Consiste en supervisar, comparar y corregir el desempeño laboral. Una vez que se han establecido los objetivos y los planes (planeación); que la disposición de las tareas y la estructura se han puesto en acción (organización), y que se ha contratado, capacitado y motivado al personal (dirección), se hace necesario evaluar si las cosas han sido ejecutadas de acuerdo con lo planeado. Para asegurarse de que los objetivos se cumplan y de que el trabajo sea realizado como se debe, los gerentes supervisan y evalúan el desempeño. El desempeño real es comparado con los objetivos establecidos. Si dichos objetivos no se han logrado, es labor del gerente realizar las acciones correctivas que reencaucen la situación. La función de control está, pues, estrechamente vinculada con la función de planificación. No se pueden controlar resultados sin previsiones previas, y no se pueden establecer nuevas metas sin controlar los resultados anteriores.
El enfoque basado en funciones no logra describir toda la labor gerencial. En todos los casos la labor de los gerentes no es solamente planear, organizar, dirigir y controlar. Además, realmente el trabajo de los gerentes no sigue siempre esa secuencia.
Labor gerencial basada en roles
Aunque el enfoque basado en funciones constituye una forma muy utilizada para describir la labor gerencial, no es la única; y quedaría incompleto sin una referencia a los roles o papeles gerenciales que los gerentes desempeñan habitualmente.
El concepto de roles gerenciales se refiere a las acciones o comportamientos específicos exhibidos por los gerentes, y que se espera que éstos encarnen. Como se muestra en la figura siguiente, los 10 roles que desempeñan los gerentes al llevar a cabo su trabajo están agrupados en tres tipos: las relaciones interpersonales, la toma de decisiones y la transferencia de información.
Los roles interpersonales
Tienen que ver con las relaciones con las personas (subordinados e individuos ajenos a la organización) y otros deberes de carácter ceremonial y simbólico. Los tres roles interpersonales son representante, líder y enlace.
- Representante: Consiste en detentar la representación exterior de la organización, tanto frente a clientes, proveedores y terceros, como en actos protocolares y profesionales.
- Líder: Consiste en la responsabilidad de reclutar, seleccionar, interactuar y motivar a los empleados a su cargo, para asegurar su buen desempeño y el logro de los objetivos de la organización.
- Enlace: Consiste en el establecimiento de una amplia red de contactos y fuentes de información, internos y externos, para asegurar la relación positiva de la organización con su contexto y entre sus áreas integrantes.
Los roles decisorios
Implican la toma de decisiones o la elección de alternativas, e incluyen al emprendedor, al solucionador de conflictos, al asignador de recursos y al negociador.
- Emprendedor: Consiste en tomar la iniciativa y buscar oportunidades para la organización, adelantándose a los acontecimientos, promoviendo la innovación en los procesos y formas de gestión.
- Solucionador de conflictos: Consiste en el análisis y búsqueda de solución de los problemas o al menos de su reenvío a los sectores de la organización que pueden encargarse de su solución.
- Asignador de recursos: Consiste en la asignación de los recursos disponibles a los diversos programas, unidades de trabajo y puestos, sobre la base del establecimiento de prioridades.
- Negociador: Consiste en la preparación y supervisión de los procesos de negociación internos y externos, y en fijar los límites de la negociación y las estrategias a seguir en ellos.
Los roles informativos
Estos roles involucran la recopilación, recepción y transmisión de información. Manejando la información que impulsa a los individuos a poner manos a la obra. Los tres roles informativos son monitor, difusor y vocero o portavoz.
- Monitor: Consiste en la búsqueda de información externa e interna, fiable, oportuna, organizada, pertinente y significativa (no accesoria) para los fines de la organización en su conjunto.
- Difusor: Consiste en la transmisión de información necesaria dentro de la organización, con adecuada circulación y llegada a las unidades de trabajo y las personas que necesitan de ella.
- Portavoz: Consiste en la transmisión de información hacia el exterior de la empresa, sobre sus planes y programas, como interlocutor de los otros actores del sector de actividad y del mercado en general.
Al desempeñar estos roles, las actividades de los gerentes incluyen tanto la reflexión (razonamiento) como la acción (ejecución). No obstante, aparentemente el hincapié que hacen en los distintos roles varía según el nivel organizacional. En los niveles más altos de la organización, los roles de difusor, representante, negociador, enlace y vocero son más importantes; por otra parte, el rol de líder es más relevante para los gerentes de niveles más bajos que para los de niveles intermedios o altos.
¿Cuál es el mejor enfoque?
Después de conocer los dos enfoques acerca de la labor gerencial puede surgir la pregunta: ¿cuál es el mejor enfoque? ¿El que se basa en las funciones o el de roles? Como hemos visto, cada enfoque describe la labor gerencial; sin embargo, el modelo basado en funciones sigue siendo el más aceptado. Las funciones clásicas ofrecen un método claro y diferenciado para clasificar las miles de actividades que efectúan los gerentes, y las técnicas que emplean en términos de las funciones que desempeñan para el logro de los objetivos. El enfoque de roles gerenciales nos permiten contar con más elementos para comprender la labor gerencial.
Otras funciones de la gerencia
Tanto la labor gerencial basada en funciones como la basada en los roles significan un trabajo esporádico o que no es realizado continuamente. Existen otras labores llamadas funciones continuas, que realizan los gerentes:
Análisis de problemas
En toda organización, constantemente se están produciendo problemas, incidentes y dificultades. Hay que detectarlos, analizarlos, buscar sus causas, establecer su importancia y prioridad, para buscar su solución e implementarla.
Toma de decisiones
Frente a los problemas u oportunidades que plantea el entorno, hay que plantear las diversas alternativas de cursos de acción posibles, valorarlas según diversos criterios, sopesar opiniones y consejos, y en definitiva elegir una, tomar la decisión y finalmente llevarla a cabo. El proceso de toma de decisiones es considerado un aspecto central de la función gerencial.
Comunicación
Los directivos, para analizar problemas y tomar decisiones, necesitan mucha información proveniente de otros niveles de la organización, que pueden obtener si tienen adecuados canales de comunicación. Lo mismo ocurre cuando deben informar sobre las decisiones que toman, para crear bases de consenso y de encuadre disciplinario a los fines de su puesta en práctica.
Resumen
Un gerente dirige, coordina y supervisa el trabajo de otros, de tal forma que cumplan con los objetivos de cada sección o área, o de toda la empresa, y utilizando adecuadamente los recursos.
Los gerentes se encargan de administrar. Administrar tiene que ver con coordinar y supervisar las actividades laborales de otras personas, de manera que sean realizadas de forma eficiente y eficaz.
La labor gerencial basada en funciones consiste en la ejecución de actividades, que son típicas del trabajo de un gerente, y son las funciones gerenciales: planeación, organización, dirección y control.
La labor gerencial basada en roles gerenciales se refiere a las acciones o comportamientos específicos exhibidos por los gerentes, y que se espera que éstos encarnen.
De los dos modelos o enfoques de la labora gerencial, el basado en funciones sigue siendo el más aceptado, pero el basado en roles es un gran complemento al primero.
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Soy consultor y capacitador en gestión y liderazgo de pequeños negocios. Mi interés es compartir conocimientos y experiencias acerca del mundo del gerente general/CEO, así como de tecnología y marketing digital para gerentes.